Du som strävar efter att digitalisera och automatisera ditt företags katalogproduktion kan stöta på en hel del utmaningar längs vägen. Här har jag listat fem vanliga fallgropar.
1. Produktansvariga kidnappar katalogprocessen
På den analoga tiden var det produktcheferna som försåg marknadsavdelningen med underlag när det var dags att skapa en katalog. I dag har många företag skaffat ett PIM-system för central lagring och hantering av all produktinformation.
PIM = Product Information Management
Än så länge fokuserar de flesta som jobbar med PIM på e-handel. Och få företag hinner prioritera att kvalitetssäkra sin information i systemet. Det är inte ovanligt att man häller in så mycket rådata som möjligt och tänker att man ska justera under resans gång – hellre obearbetade texter och bilder än att det är tomt på webbplatsen.
Men på senare år har produktinformationen blivit en allt viktigare resurs, i dag bör den betraktas som en central del av din produktutveckling. Tyvärr är produktcheferna sällan beredda på detta skifte – de lever kvar i tron att marknadsavdelningen ska bära allt ansvar för att paketera informationen.
I värsta fall resulterar detta i att marknadsavdelningen förväntas kvalitetsgranska och justera informationen i alla kanaler, alltså även på webben. I bästa fall vill produktcheferna ta sitt ansvar, men tycker att katalogproduktionen är en förträfflig plattform för detta arbete. Följden blir att arbetet med din katalog kommer att handla mer om datakvalitet än om att producera en trycksak.
2. Strukturen är inte anpassad för katalogproduktion
Produktstrukturen i många av dagens system är utvecklad för e-handel. Visst pratas det en hel del om kopplingar mellan InDesign, PIM-system och e-handelsplattformar, men det räcker inte att programmen kan kommunicera med varandra. Du måste fortfarande strukturera din data så att den är användbar i print.
I en katalog behöver du, av utrymmesskäl, paketera produktinformationen mycket hårdare än på webben. Detta ställer krav på hur informationen lagras i era centrala databaser.
Låt oss ta ett exempel: Du vill marknadsföra ett plagg som finns i flera färger. På webben visar du gärna varje färg för sig, medan du i en katalog hellre paketerar alla varianter av plagget som en modell. I katalogen kan du dessutom låta en hel serie produkter dela på en informationstext. Du kan till exempel låta ett uppslag visa produkter från ett och samma varumärke, och därmed slippa nämna varumärket vid varje enskild produkt.
Vanligtvis är marknadsavdelningen spindeln i nätet när det gäller trycksaksproduktion och för att kunna göra ett bra arbete behöver den ett tydligt underlag. Här finns det ofta tekniska hjälpmedel i PIM- och e-handelssystem, men de är inte så fokuserade på printprocessen.
Många företag behöver bli tydligare i sina krav på hur informationen ska struktureras så att den passar alla kanaler.
3. Produkternas egenskaper ställer till problem
I sin grundläggande form består produktinformation av en beskrivande text med tillhörande bilder. Det är sällan tillräckligt för varken webb eller katalog – för att kunna hjälpa kunden att välja och jämföra behöver du även lista produkternas egenskaper.
De flesta PIM-system på marknaden har en komplicerad struktur för att implementera just egenskaper. Och i katalogproduktion behöver du ofta hantera kolumnrubriker, enheter och egenskapernas namn annorlunda. På webben kan det till exempel fungera utmärkt att skriva ut hela ordet Längd, men i en katalog vill du nog av utrymmesskäl bara skriva L. Detta finns sällan med som alternativ i ditt PIM, så du måste anpassa eller skapa nya egenskaper specifikt för katalogen.
Tidigare har marknadsavdelningen fixat sådana här anpassningar manuellt. Utmaningen kommer nu när du ska lagra all information i centrala databaser och montera den automatiskt i en trycksak – en process som vanligen går via InDesign.
4. Bilderna är inte klara i tid
Det är inte ovanligt att det saknas bilder på flera av produkterna när man drar igång produktionen av en katalog. Det händer också att detta arbete faller mellan stolarna. Ofta har de produktansvariga ansvar för att skaffa fram bilder, men marknadsavdelningen ska se till att bilderna håller rätt kvalitet för såväl print som webb.
Kraven som ställs på produktbilder handlar inte bara om hur den aktuella produkten framställs, utan också om tekniska faktorer som avgör om bilderna fungerar i flera olika kanaler. Till exempel sådant som:
- Bildformat (stående, liggande, kvadratisk)
- Proportioner (4:5, 5:7, 4:6 etc.)
- Bildupplösning (antal pixlar)
- Filformat (JPEG, TIFF, PNG etc.)
Marknadsavdelningen har en viktig uppgift i att spika förutsättningarna för en korrekt produktbild, men det behöver finnas ordentliga rutiner för att kvalitetssäkra alla bildfiler. På många företag är det tyvärr oklart var ett ansvar slutar och nästa tar vid. Vanligtvis upptäcker man inte bristerna i bildprocessen förrän katalogproduktionen redan är påbörjad.
5. Priserna kommer in sent i processen
Många lägger stor möda och energi på att lägga upp all produktinformation i sina centrala databaser, vare sig det är ett PIM eller någon annan plattform.
Något som sällan finns med är priser och rabatter. Priserna vill man kunna justera så sent som möjligt i arbetet med en katalog, så de kommer av naturliga skäl in sent. Dessutom hanterar få PIM-system prisinformation, så den måste ofta läsas in i ett eget flöde från affärssystemet till InDesign. Det är inte ovanligt att detta sker via Excel, som har sitt eget sätt att hantera nollor och decimaler. Till detta kommer utmaningen med avrundningar på priser med och/eller utan moms.
I en katalogproduktion måste man därför kunna massuppdatera priser sent i processen. Om du då har gjort mycket justeringar och formatanpassningar så kanske du bara vill uppdatera just priserna, utan att ändra något annat.
Centralt för att lyckas med detta är att du monterar all produktdata så att priserna kan läsas in automatiskt, exempelvis via script eller olika former av InDesign-tillägg.
Känner du igen de här utmaningarna?
Du kan undvika många av dessa fallgropar genom att anlita konsulter med erfarenhet av print när du ska sätta upp ert produktionsflöde. Hör gärna av dig till oss om du vill prata PIM, katalogproduktion eller har andra funderingar.
Du kan också läsa om hur vi hjälper vår kund Götessons med deras katalogproduktion.
